Poďme pravidlá teraz predstaviť:
1. DEFINUJTE SI CIEĽ
Jedným z najčastejších kameňov úrazu je hneď prvý krok, ktorým je zadefinovanie cieľa. Aby bola definícia cieľa zmysluplná (a viedla k jeho naplneniu), mala by splniť nasledujúce kritériá:
- Predstaviteľná a zrozumiteľná
Každý z členov projektového tímu by mal byť schopný predstaviť si, ako bude vyzerať výsledok
Častokrát môže pomôcť reálny náčrt (skica) výsledku, prirovnanie, detailný opis či napr. fotografia výsledku iného, porovnateľného projektu (napr. web stránka, zábery inej konferencie a pod.)
- Merateľná
Termín
Množstvo
Financie a pod.
- Personalizovaná
Každý z členov vie, čo má robiť.
Každý z členov vie, ktorú časť finálneho výsledku zabezpečuje (prináša) práve on.
2. SPRAVTE SI HARMONOGRAM A ROZPIS KROKOV
Nespoliehajte sa na ani na svoju pamäť, ani na operatívne nápady, či nebodaj komplexný nadhľad nad projektom. To, čo sa vopred nenaplánuje, na to s najväčšou pravdepodobnosťou zabudne, prípadne sa úlohy vychýlia z pôvodne zamýšlaného kontextu.
AKO SPRÁVNE ZAPISOVAŤ KROKY?
- Každú činnosť rozmeňte na jednotlivé konkrétne, vykonateľné kroky („spracovať report“ sa v praxi skladá z množstva drobných krokov, ako napr. „požiadať e-mailom Petra o výsledky“, či „poslať text na jazykovú korektúru“)
- Každú činnosť zaznačte v podobe slovesa; „E-mail Peter“ skúste zmeniť na „Poslať odpoveď na Petrov e-mail“
- Na plánovanie činností a ich „rozmieňanie na drobné“ skúste využiť napr. techniku mind mapping
3. STANOVTE SI MÍĽNIKY
Míľniky predstavujú dôležité, zlomové termíny, ktorých dosiahnutie posúva projekt zásadne vpred. Inými slovami - ide o akési etapy projektu, na konci ktorých stojí naplnenie čiastkového cieľa (napr. výber ľudí, vizuálne spracovanie, ukončenie testovania a pod.). Ako prvé si vždy zadefinujte tzv. objektívne míľniky, ktoré sú závislé na externých, neovplyvniteľných okolnostiach (napr. termín konferencie je priamo závislý na voľných termínoch zvoleného hotela, a pod.)
4. KONTROLUJTE SI „CHLADNIČKU“
Priebežná kontrola je pre úspešnú realizáciu projektu veľmi dôležitá. Mnohí projektoví manažérí využívajú veľmi jednoduchú a zároveň účinnú techniku, ktorú nazývajú „kontrola chladničky“:
- 1-krát za deň kontrola čiastkových úloh a krokov
- 1-krát týždenne kontrola termínov a míľnikov
5. RÁTAJTE S REZERVOU 20% VO VŠETKOM
Hodnota 20% sa zdá byť akousi magickou hodnotou, ktorej integrácia do projektového plánovania a realizácie vám zabezpečí pokojný spánok:
- Navýšte časové realizačné úseky o 20% oproti odhadu (ak si myslíte, že konkrétna etapa zaberie 5 dní, pre istotu počítajte so 6 dňami, ...)
- Navýšte odhadovaný nákladový rozpočet o 20%
- Znížte minimálne výsledkové odhady o 20% (ak napr. počítate, že vám projekt zarobí minimálne 10.000 EUR, nastavte si projekt z pohľadu nákladov a vstupov tak, ako keby vám zarobil iba 8 000 EUR) atď.
6. MAJTE VŽDY K DISPOZÍCII ZÁLOŽNÝ PLÁN
Ak je napr. tretia etapa projektu závislá na aute, a kolega Jozef prisľúbil svoje auto, zabezpečte si pre istotu ešte niekoho iného s autom; Jozef môže ochorieť, auto sa môže pokaziť a zháňanie na poslednú chvíľu je výrazne ťažšie a menej úspešné, ako rezervácia 2 týždne vopred.
7. V PRÍPADE CHÝB VYVODZUJTE ZODPOVEDNOSŤ AŽ PO SKONČENÍ PROJEKTU
Chyby sú bežnou súčasťou projektov a iba neskúsený projektový manažér počíta (dúfa), že sa nevyskytnú. Počas realizácie projektu nie je čas ani energia na riešenie osobných sporov a zodpovednosti (kto za čo môže); v prípade výskytu chyby sústreďte energiu tímu do odstránenia chyby a minimalizácie jej dopadov, nie do výčitiek či nebodaj hádok.
8. VYUŽÍVAJTE SOFTVÉR A APLIKÁCIE
Dnes je k dispozícii obrovské množstvo aplikácií a programov, ktoré pomáhajú projektovým manažérom a jednotlivým členom projektového tímu k efektívnemu zdieľaniu podkladov, zadávaniu termínov, vytváraniu to-do zoznamu, či správe a zálohovaniu dokumentov:
- Basecamp - jeden z najobľúbenejších online programov na správu projektov a spoluprácu, vrátane zdieľania a zálohovania dokumentov
- Podio - alternatíva k Basecampu, výhodou je bezplatné použitie do 5 užívateľov a možnosť úplného prispôsobenia konkrétnym potrebám a typu projektu
- Lucidchart - zdieľaný priestor pre tvorbu grafov, flow chartov či myšlienkových máp
- Google Documents / Google Drive - zdieľanie dokumentov a online spolupráca na ich úprave
- Evernote - poznámky, to-do listy, hlasové záznamy či webové výstrižky, vrátane unikátneho prezentačného módu, ktorý aj z neformátovanej poznámky vytvorí elegantnú prezentáciu automaticky a za pár sekúnd
- iCloud a iWork - po iOS 7 a OS X Mavericks aktualizácii takmer dokonalý softvérový ekosystém pre majiteľov zariadení Apple; kontakty, úlohy, pripomienky, kalendáre či dokumenty zdieľané a upravoné online
Riadenie projektov je závislé ešte na jednej dôležitej okolnosti - na motivácii a angažovanosti jednotlivých členov projektového tímu.
Preto je kľúčovou úlohou každého projektového manažéra a lídra pravidelne ukazovať ľuďom smerovanie projektu, prinášať informácie o progrese, povzbudzovať a najmä pripomínať podobu a hodnotu výsledku, ku ktorému každodenná práca a sústredenie smerujú.
Ilustračné foto: Stock.xchng