Odpoveď na nové podmienky
Pri príležitosti udeľovania cien Office roka sa konala i konferencia o trendoch v oblasti kancelárskych priestorov. Martin Pongratz, šéf oddelenia pre Workplace Strategy CEE , CBRE GmbH ukázal, ako digitálna revolúcia a megatrendy vplývajú nielen na pracovné prostredie. „Mobilita, cloud, virtuálne siete, technológia senzorov, automatizácia – to všetko má dopad náš život. Vznikajú nové spoločnosti, ktoré nevlastnia „hardvér“, ale kontrolujú proces, ako AirBnb alebo Uber,“ uviedol M. Pongratz a pokračoval: „Svet sa mení a s ním sa menia aj kancelárie. Používame smartfóny a tablety, pretože je to logické a prirodzené. Nové podmienky vyžadujú nové nastavenie mysle, nové premýšľanie nad procesmi, schopnosť vyhovieť zmenám novým manažovaním a vedením ľudí. S tým je spojená aj nová kultúra práce, nové a alternatívne koncepty pracovísk. Tie môžu a aj poskytujú firmám efektívnu podporu s cieľom držať krok s konkurenciou. Jedným z nových konceptov a odpoveďou na zmeny je tzv. activity-based working. Sú to kancelárie, ktoré sú podobné ľudskej bunke: majú veľa organel, z ktorých každá plní svoju funkciu, napríklad mitochondrie, ktoré sú akoby živé elektrárne.“
Ilustračné foto: Pixabay.com
Otvorenosť a spolupráca
M. Pongratz poukázal na to, že kancelárie doteraz nepodporovali komunikatívnosť, zdieľanie a otvorenosť a prirovnal k sebe dve fotografie – dlhej hotelovej chodby a chodby v administratívnej budove. Žiaľ až hrozivo sa podobali na väzenské cely. Dlhé chodby a uzavreté kancelárie sú reliktom minulosti a kultúry nekomunikácie. V dnešnej dobe je nutné vystačiť si s malým počtom zamestnancov, ktorí sú angažovaní. Neustály tlak na efektivitu a konkurenčné prostredie núti firmy a zamestnancov, aby boli schopní pracovať a boli kreatívni aj s limitovanými zdrojmi. Správne priestory umožňujú otvorenosť, spoluprácu naprieč rôznymi oddeleniami, ale aj ľuďmi navzájom. Výzvou pre firmy je vytvoriť atraktívne prostredie, ktoré pritiahne a udrží zamestnancov.
Dizajn priestorov a mobilita
Moderné je vytvárať vo firmách ducha agilných start-upov, kultúru začínajúcich spoločností. Už si ale nepredstavujte stiesnené a tmavé garážové priestory, ale racionálne využitie disponibilných metrov v moderných áčkových kanceláriách. Ak je dizajn priestorov zrealizovaný inteligentne, tak sa preukázateľne zvýši produktivita. Napríklad podľa výskumu, ktorý zrealizoval Ben Waber Allen, má kancelársky priestor vplyv na množstvo kontaktov vznikajúcich medzi zamestnancami. Práve interakcie medzi ľuďmi z rôznych oddelení a projektov, ktoré by v bežných „hotelových“ kanceláriách nikdy nevznikli, sú základom pre inovácie. (hovorí sa aj o tzv. serendipity efekte). V súčasnosti je jednou z výziev aj vekový manažment, teda vytváranie tímov, v ktorých spolupracujú viaceré generácie alebo vekovo rozdielni spolupracovníci.
S racionalizáciou súvisí aj plánovanie pracovných miest. Zamestnanci chcú mať väčší priestor a pevné pracovné miesta, ale s ohľadom na ich skutočnú prítomnosť v kanceláriách je to ekonomicky nezmyselné. Ak zrátame počet dní dovolenky, chorôb, „OČR“, školení, obedov, stretnutí a služobných ciest, tak sú pevné miesta vysoko neefektívne a nevyužívané. Napokon pracovným miestom sa stáva celá kancelária a kancelárska budova, lebo zariadenia umožňujú mobilitu a pracovať z kaviarne či parku. Práca sa stáva komplexnou, nepracujeme len mechanicky na jednej úlohe, ale na rôznych úlohách. Raz potrebujeme vybaviť e-mailovú korešpondenciu, potom telefonovať, inokedy sa stretnúť a aj relaxovať. Ako zdôraznil Martin Pongratz, ani takéto „fluidné“, „tekuté“ prostredie nebráni tomu, aby si pracovný priestor zamestnanci individuálne prispôsobili, napríklad farbou čalúnenia stoličiek alebo voľbou zelene.
Paradoxe activity based working neznamená len menej stolov, ale viac priestoru pre viac ľudí. Zamestnanci sa necítia stlačení v kancelárii a naplno využívajú viac rôznych priestorov (kaviareň, kuchynku, projektové miestnosti, kreatívne kútiky, tiché miestnosti na telefonovanie a podobne. Tým pádom je v kancelárii aj menej hluku.
Nomádsky gén
Napriek tomu, že sa prostredie mení, digitalizuje, mnoho firiem stále sedí v starých, klasických kanceláriách. Nový priestor nie je prioritou, ľahšie je pokračovať vo vyjazdených koľajach. Výskumy ukazujú, že 80 % zamestnancov sa viac zaujíma o firmu, ak sa firma stará o nich. A to sa týka aj priestorov. Dnes je však možné reorganizovať kancelárie aj s malým rozpočtom. Odborníci však určite neodporúčajú slepo kopírovať kancelárie iných firiem, ale ísť vlastnou cestou.
Teritorialita je veľmi ľudská, vrodená vlastnosť, ale z histórie vieme, že sme si adoptovali veľa nových návykov. Je potrebné zmeniť nastavenie mysle, reaktivovať „nomádsky gén“. Manažment zmeny je neľahká úloha, je to dlhodobý a postupný proces, ktorý okrem redizajnu zahŕňa aj mnoho vyjednávania a experimentovania so spoluúčasťou zamestnancov.
Zdroj: Kancelarie.sk