Prieskum ukazuje, že atraktívna kancelária je dôležitým faktorom pri výbere zamestnávateľa pre väčšinu respondentov, pričom ergonomické stoličky a prístup k prirodzenému svetlu sú najžiadanejšími prvkami. Kanceláriu ľudia vnímajú ako centrum pre spoluprácu a socializáciu, ale aj ako priestor pre budovanie vzťahov. Pritom individuálne úlohy, ako je čítanie alebo e-mailová komunikácia, často ľudia preferujú vykonávať mimo kancelárie.
Ako povedala Aleksandra Wantuch, Senior Workplace Consultant/Psychologist z Nowy Styl: "Medzi najväčšie prekážky práce v kancelárii patrí hluk, rušivé vplyvy a dlhé dochádzanie. Neformálne interakcie a pozitívna atmosféra sú kľúčovými motivátormi pre návrat do kancelárie. Dizajn kancelárie by mal podporovať rôznorodé zóny na sústredenie aj spoluprácu, pričom ľudia uprednostňujú modely zón a hybridnej, flexibilnej kancelárie pred otvoreným priestorom."
Pre efektívnu prácu už nestačí iba stôl a stolička
Ako sme sa dozvedeli, pre súčasnú prácu je potrebný prístup k rôznym mikrozónam, ktoré podporujú odlišné typy úloh. Tieto zóny sú jedným z kľúčových faktorov, ktoré zvyšujú atraktivitu kancelárie. Zamestnanci v prieskume označili za najdôležitejšie tieto mikrozóny:
- Sociálizačné zóny (za dôležité ich označilo až 81 % respondentov). Sú jednoznačne najobľúbenejšie. S rastúcou funkciou kancelárie pre socializáciu sa stali vitálnymi pre budovanie formálnych i neformálnych vzťahov, hoci pôvodne slúžili hlavne na odpočinok.
- Veľké uzavreté zasadacie miestnosti (pre 6–8 osôb) (55 % respondentov).
- Malé uzavreté zasadacie miestnosti (pre 2–4 osoby) (48 %). Tieto zasadacie miestnosti celkovo odrážajú jasnú potrebu privátnejších priestorov pre tímové stretnutia a diskusie.
- Zasadačky na sústredenú prácu (Focus rooms) (38 %).
- Zasadačky na kreatívne stretnutia (36 %).
- Priestory pre skupinovú a tímovú prácu (33 %). Tieto mikrozóny si vyberali oveľa častejšie respondenti, ktorí sami seba označili za energických a tímovo orientovaných.
- Tiché zóny (Quiet zones) (33 %). Boli výrazne preferované tými, ktorí sa opísali ako tichí a pokojní, introvertní.
- Útulné neformálne miesta na stretnutia (Cosy informal meeting areas) (33 %).
- Telefónne búdky (Phone booths) (33 %). Obľúbené akustické riešenia sú dôležité na zlepšenie sústredenia a zníženie rušivých vplyvov otvorených kancelárskych priestorov.
- Miesto pre rýchle konzultácie (Quick consultation spots) (napr. vysoké stoly alebo mäkké sedenie a pohovky) (23 %).
Foto: Nowy Styl, event Office 360
Tri všeobecné typy zón
Štúdia mikrozóny zasadila do širšieho kontextu priestorov, ktoré sú nevyhnutné pre podporu rôznych činností a potrieb zamestnancov. Počas podujatia v priestoroch kancelárií a showroomu Novy Styl sme mali formou špeciálne doskovej hry možnosť na rovnakom pôdoryse zostaviť kancelárie pre rôzne typy spoločností. Konkrétne naša skupina si vyžrebovala menšiu reklamnú agentúru.
Aké zóny sú teda dôležité?
- Zóny pre spoluprácu a sociálnu interakciu. Sú to priestory, ktoré uľahčujú každodennú komunikáciu a pomáhajú posilňovať tímové väzby.
- Tiché zóny, priestory na spoluprácu (collaboration areas) alebo kreatívne priestory. Slúžia rôznym funkciám a potrebám zamestnancov, čím zvyšujú pohodlie a produktivitu.
- Útulné, domácke zóny v štýle kaviarne (cosy, homey, café-style zones). Tieto zóny sa odporúčajú na podporu spoločenských stretnutí a pomáhajú odbúravať komunikačné bariéry, čím prispievajú k príjemnej atmosfére.
Vybalansovaný pracovný priestor pre rôzne typy práce
Vzhľadom na posilnenie úlohy kancelárie ako centra pre socializáciu a tvorbu firemnej kultúry, a zároveň potrebu dbať na koncentráciu pri práci, je kľúčové vybalansovať rovnováhu a zónovať priestor tak, aby zodpovedal rôznym pracovným štýlom a aktivitám. A to aj počas dňa. Inými slovami: kancelária dnes funguje ako dobre vybavená skrinka na náradie – nie je to len jeden veľký priestor na ukladanie vecí, ale má špeciálne priehradky (mikrozóny) pre každý typ úlohy, od stretnutí (zásuvka na kľúče, šrobováky) cez sústredenú prácu (bezpečný zámok) až po sociálnu interakciu (pohodlný vypolstrovaný povrch). Cieľom je, aby každý nástroj a každá aktivita mali svoje optimálne miesto.
Pieskum "Your Office. Your Say." jasne ukázal, že ak sa zamestnanci rozhodnú vrátiť do kancelárie, robia to s veľmi špecifickými očakávaniami, ktoré presahujú rámec vykonávanie práce. V zásade platí už uvedné, teda že kancelária je vnímaná primárne ako miesto na stretávanie sa, spoluprácu a budovanie vzťahov. Medzi hlavné očakávania, ktoré majú v súčasnosti zamestnanci od kancelárií sú:
1. Sociálne interakcie a budovanie vzťahov
Najdôležitejším očakávaním a dôvodom návratu do kancelárie je sociálny rozmer a interakcia s kolegami a klientami. Až 80 % respondentov hovorí, že stretnutia a spolupráca s kolegami sú kľúčovým dôvodom, prečo chodia do kancelárie. Celkom 59 % opýtaných sa vyjadrilo, že sú pre nich dôležité neformálne rozhovory a budovanie vzťahov. Všetky oslovené vekové skupiny sa zhodujú v tom, že priamy kontakt s kolegami hrá kľúčovú rolu pri posilňovaní vzťahov na pracovisku. V porovnaní s prácou na diaľku, pri ktorej respondenti hodnotili vzťahy negatívne (2,86 z 5), bola práca v kancelárii hodnotená omnoho pozitívnejšie (4,45 z 5). Dôležitým faktorom dochádzania do kancelárie je pozitívna, priateľská atmosféra a celková firemná kultúra (vyjadrilo sa tak 67 % respondentov).
2. Podpora špecifických pracovných aktivít
Úlohy, ktoré zamestnanci preferujú vykonávať v kancelárii, sú tie, ktoré sú založené na interakcii, komunikácii a spolupráci. Patria sem napríklad stretnutia a konzultácie, lebo takmer všetci respondenti (94 %) uviedli, že prítomnosť v kancelárii by mala byť predovšetkým príležitosťou na stretnutia a konzultácie s kolegami, čo je v súlade s vyššie uvedeným. Kancelária je preferované miesto pre brainstorming (81 %) a kreatívne stretnutia (75 %). Rovnako 75 % opýtaných preferuje stretnutia s klientami v kancelárii. Fyzická kancelária je tiež preferovaným prostredím na onboarding nových členov tímu (87 %), aby pochopili, ako funguje spoločnosť a jednotlivé oddelenia a navnímali kultúru, DNA firmy.
3. Požiadavky na priestor a dizajn (tzv. fyzické faktory)
Zamestnanci očakávajú, že kancelária bude dynamickým prostredím, ktoré je navrhnuté tak, aby efektívne podporovalo ich prácu a pohodu. Dôležitým prvkom sú ergonomické pracovné stanice, pričom až 80 % respondentov uviedlo, že základom je ergonomická kancelárska stolička, ďalších 71 % opýtaných očakáva výškovo nastaviteľné stoly. Stabilné internetové pripojenie je rozhodujúce pre 72 % ľudí.Nezanedbateľným prvkom je biofília, teda prístup k prirodzenému svetlu a zeleni požaduje 76 % respondentov. Zeleň vplýva na dizajn a estetiku priestoru , čo považuje za kľúčové 74 % ľudí, pričom práve biofilný dizajn bol uvádzaný najčastejšie (49 %) a hneď za ním nasledoval útulný, domácky kaviarenský štýl (40 %). Rôznorodosť a pestrosť pracovných a relaxačných zón sme už uviedli. Požaduje ich viac ako polovica ľudí (65 %). Opýtaní vo všeobecnosti odmietajú otvorené priestory (open-plan office), ktoré získali len 4,30 % hlasov, najmä pre nedostatok súkromia a zlú akustiku. Paradoxne prístup ku káve a čaju zdarma nie je pre respondentov až tak dôležitý (iba pre 53 % ľudí). Bežne sa káva či ovocie prezentujú ako "zásadné" benefity, no oveľa dôležitejšie faktory sú prirodzené svetlo, stolička, stôl a stabilný internet.
Aleksandra Wantuch na záver upozornila na to, že podľa štúdie ľudia v kancelárii očakávajú, že sa zamestnávateľ vysporiada s faktormi, ktoré komplikujú prácu. Typicky je to hluk a rušivé vpylvy, čo sú zároveň aj najväčšie prekážky práce v kancelárii. Oplatí sa teda investovať do akustiky a riešení, ktoré minimalizujú ruchy a šumy. Od práce v office odrádza ľudí aj dlhé dochádzanie (69 %) a nedostatok flexibilného pracovného času (43 %).
Zdroj a foto: Nowy Styl, red