Je štandardom súčasných nájomných zmlúv na nebytové kancelárske priestory, že nájomca hradí prenajímateľovi náklady na spotrebu médií a jeho podiel na spoločných prevádzkových nákladoch príslušnej budovy, a to formou preddavkov na prevádzkové náklady, platených väčšinou mesačne.
Prax ukazuje, že je veľmi dôležité detailne v nájomných zmluvách vyšpecifikovať prevádzkové náklady, aby nedošlo k zbytočným nedorozumeniam, čo všetko do nich patrí a na čom všetkom sa teda nájomca, popri platení nájomného, finančne podieľa (resp. nepodieľa).
K prevádzkovým nákladom tradične patria náklady na dodávky médií a služieb, vodné, stočné, elektrickú energiu, plyn, odvoz a likvidáciu odpadu, upratovanie spoločných priestorov budovy, bezpečnostnú službu, kominárske služby, deratizáciu, zabezpečenie požiarnej ochrany, čistenie kanalizácie, odstraňovanie snehu a ľadu (zimná služba), čistenie komunikácií, záhradnícke služby, prevádzka parkovísk, dekorácia budovy ako aj všetky dane, poplatky a náklady vzťahujúce sa na objekt (napr. daň z nehnuteľností). Ďalšími nákladmi, ktoré prenajímatelia rozúčtovávajú medzi nájomcov sú aj náklady na opravy, servis (inšpekcie), údržbu a opravu zariadení vrátane opravy a údržby osobných a nákladných výťahov a náklady na správu budovy, ako aj náklady na odmeny profesionálnych poradcov odôvodnene vynaložené v súvislosti s prevádzkou príslušnej budovy.
V záujme zabránenia prípadných nejasností v otázke čo všetko presne spadá (resp. nespadá) do týchto nákladov, odporúčame výslovne sa venovať aj položkám, ktoré sa do prevádzkových nákladov nezahŕňajú. K takýmto položkám v prvom rade patria náklady na elektrickú energiu alebo iné samostatne merané služby dodávané priamo nájomcovi, pri ktorých je nájomca zodpovedný za úhradu platieb priamo príslušnému dodávateľovi médií. Taktiež sem nespadajú náklady na marketing a propagáciu voľných kancelárskych priestorov, prípadne náklady na iný voľný nebytový priestor v budove, náklady na tvorbu rezerv alebo odpisy.
Citlivou, každoročnou tému vo vzťahu prenajímateľa a nájomcu je vyúčtovanie preddavkov na prevádzkové náklady, v ktorom prípade je potrebné jasne sa dohodnúť na pomernom koeficiente veľkosti prenajatých kancelárskych priestorov v pomere k celkovej výmere prenajímateľných priestorov v budove a spôsobe jeho určenia. K dobrému štandardu patrí aj umožnenie nájomcovi na jeho žiadosť nahliadnuť do dodávateľských faktúr, a tak preveriť skutočné plnenie platieb voči dodávateľom týchto služieb.
K otázkam, ktoré taktiež odporúčame poctivo upraviť v nájomných zmluvách nepochybne patrí aj oprávnenie prenajímateľa zvýšiť preddavky na prevádzkové náklady, vrátane úpravy podmienok, ktoré bude prenajímateľ povinný pri takomto kroku zohľadniť.
