Vedeli ste, že až 28 % pracovného času tvorí prerušená práca? Na sklonku minulého roka sme navštívili priestory HubHub a zaujímavú prezentáciu Kríza sústredenia. S pribúdajúcou spoluprácou, rozmachom mobilného internetu, sociálnych sietí a globálnej prepojenosti nám ubúda čas a priestor na sústredenú, produktívnu prácu. Na to zabúdame. Prečo sa v roku 2019 zaoberať koncentráciou a ako ju vyvážiť s potrebou prepojenosti rozprával Michal Matloň, User Experience Specialist z Origameo (HB Reavis).
Spolupráca, komunikácia či prepojenosť. To sú slová, ktoré vás pravdepodobne zaujali, ak ste v posledných rokoch premýšľali, ako vylepšiť výsledky vašej práce. Ako dosiahnuť efektívnu spoluprácu je aj jeden z najdiskutovanejších cieľov dnešného biznisového sveta. Pre jeho naplnenie búrame steny, miešame tímy a nasadzujeme inovatívne komunikačné nástroje. Tento trend má ale aj druhú stranu. Ruší sústredenú, produktívnu prácu, teda prácu, ktorá tvorí hodnoty, prácu, za ktorú zamestnancom firma platí.
Čo je predpokladom pre súkromie a sústredenú prácu? Napríklad absencia hluku. Áno, sú aj kancelárie typu open space, kde je relatívne ticho. Záleží však od zamerania firmy, počtu zamestnancov a firemnej kultúry. Nie každému vyhovuje „tímové súkromie“, hoci by bolo tiché. Veď štatistiky hovoria, že 40-50 % ľudí sú introverti alebo ambiverti (kombinácia vlastností introverta a extroverta). Každý človek je navyše inak senzitívny, niekomu nevadí vyššia hladina hluku, niekoho vyruší aj šušťanie papiera. Niekomu pomáha tzv. kaviarensky efekt, kaviarensky šum. Existujú weby, ktoré tento biely šum - white noise generujú a simulujú tak kaviarenský ruch. Je známe, že aj v kaviarni môže byť človek produktívny, napokon v parížskych kaviarňach písali Jean Paul Satre, Boris Vian, Truman Capote, James Joyce a v londýnskom Café Royal často sedávala spisovateľka Virginia Woolfová. K sústredenej práci respektíve k odrušeniu kancelárskeho šumu pomáha i hudba a kvalitné slúchadlá. M. Matloň však neodporúča počúvať hudbu, ktorá text v prípade, ak pracujete so slovami a textom, napríklad pri písaní e-mailov. Ďalším rušivým prvkom sú vizuálne podnety. Stačí ak okolo presklenej kancelárie počas rokovania prejde človek a diskutujúci ho podvedome zaznamenajú.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Michal Matloň, ktorý sa venuje najmä psychológií architektúry spomenul niektoré štúdie a štatistiky, ktoré vyššie uvedené fakty len potvrdzujú. Gensler napríklad vydal správu „Focus in the Workplace“ (Sústredenie na pracovisku). Tá z roku 2012 porovnáva dáta s predošlou štúdiou z roku 2007 a uvádza, že sa markantne zvyšuje početnosť vyrušení (Twitter, Facebook, smartfóny, tablety), zmenšuje priestor sa pre jedného pracovníka takmer o polovicu, ubúda súkromia a predlžuje sa čas strávený v práci, aby neustále vyrušovaní zamestnanci vôbec stihli dokončiť zadané pracovné úlohy.
Podľa ďalšej štúdie „Self-interruptions in discretionary multitasking“ (voľne preložené ako Samo-prerušenia pri multitaskingu) prerušíme prácu na úlohách priemerne 87-krát za deň. Ak sa hlbšie zaujímate o to, či vaše kancelárskej priestory „fungujú“ správne, existuje Leesman Index. Tento biznis intelligence (BI) nástroj meria skúsenosti zamestnancov a zachytáva spätnú väzbu o tom, ako efektívne ich pracovisko podporuje a ako vplýva na ich prácu. Poskytuje organizácii kritický pohľad na to, ako funguje budova aj kancelária. Zistené údaje sú porovnávané s robustnou databázou údajov a poznatkov z celého sveta a sú teda štatisticky relevantné. Rozšíreným ukazovateľom, ktorý zohľadňuje aj Leesman Index, je Index pracovnej schopnosti (WAI – Work Ability Index), čo je nástroj používaný v oblasti starostlivosti o zdravie a využíva sa na hodnotenie pracovnej schopnosti pracovníkov. Účelom WAI je pomôcť definovať potrebné opatrenia na udržanie a podporu schopnosti podávať pracovný výkon. Minimálna hodnota indexu je 7, maximálne 49, vhodné pracovné prostredie má index vyšší ako 37 (úroveň good).
Myšlienka ideálneho pracovného prostredia nie je nová. Už švajčiarsky architekt Le Corbusier hovoril, že dom môže byť machine á habiter – stroj na bývanie. Ďalší odborníci sa zaoberali tzv. eudaimoniou, čo je stav, v ktorom sa dosahuje plný ľudský potenciál. Tento stav sa pravdepodobne bude dať dosiahnuť len vďaka „eudaimonickému stroju“. Tým strojom je vlastne budova, v našom prípade administratívna. Ako v diskusii potvrdil M. Matloň, v Origameo pri zisťovaní štýlu práce zamestnancov klienta, využívajú rôzne senzory, beacony. Monitorujú tak využiteľnosť, „zaľudnenosť“ konferenčných miestností, chodieb či kancelárií. Dnes sa vo svetle dát a poznatkov darí vytvárajť vysoko humanizované a personalizované budovy s certifikátmi WELL a s tzv. Activity Based Design a Activity based working, o ktorých už sme v rubrike Poradňa neraz písali. Zopakujem len, že ide o súbor priestorov určených pre rôzne typy činností. Typické sú pre ne otvorené priestory oddelené zeleňou a paravanmi, rôzne rokovacie, oddychové a relaxačné miestnosti, videokonferenčné miestnosti, kuchynky, sprchy a v prípade budov aj služby ako obchod, bistro (kantína), fitness či škôlka.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Na jednej strane je prekážkou sústredenia nevhodné kancelárske (pracovné) prostredie, ale na strane druhej sú to rôzne zlozvyky a nesprávny individuálny manažment úloh. Anglický básnik Gerard Manley Hopkins veľmi správne vymyslel slovný novotvar „inscape“, teda pojem pre vnútorný priestor či vnútornú krajinu ako protiklad vonkajšej krajiny „landscape“. Vnútorné nastavenie je často dôležitejšie ako to najlepšie stvárnené prostredie podporujúce kreatívu.
M. Matloň v tomto bloku citoval z aktuálnej knihy Hlboká práca, ktorú napísal Cal Newport. Ten definuje hlbokú prácu ako „pracovnú činnosť prevádzkovanú v stave nerušeného sústredenia, ktorá núti využívať váš kognitívny potenciál na maximum. Taká činnosť vytvára nové hodnoty, zlepšuje vaše schopnosti a je ťažko replikovateľná.“ Newport popisuje aj rôzne koncepty, ako sa hlbokej, sústrednej práci venovať a nevyhol sa ani často citovanému príkladu: Bill Gates si pravidelne berie voľno, kedy odchádza čítať knihy a premýšľať. Takisto mnohé zásady sú už známe z inej motivačnej a tzv. self-help literatúry, na druhú stranu, stále sú platné a stále ich ľudia porušujú. Napríklad nevedia čomu venovať pozornosť a čo ignorovať, vrhajú sa do každého projektu a nevedia povedať „nie“. Nepriateľmi hlbokej práce je multitasking a organizovanie pracovného dňa ráno podľa práve otvorenej e-mailovej schránky. V praxi Cal Newport odporúča tzv. rytmickú filozofiu plánovania hlbokej práce, teda pracovať vtedy, keď iní nepracujú a z tohto načasovania urobiť jednoduchý, pravidelný návyk. Čas je nedostatkový tovar a je potrebné aj ostatných naučiť, aby si váš čas viac vážili a aby rešpektovali pracovnú nedostupnosť. Dobré je plánovať aj plytké činnosti, ako kontrola e-mailov, telefonáty, administratívu a tiež mať predstavu o tom, čo budete robiť vo voľnom čase.
Roky sa hovorí o vyvážení pracovného a osobného života, ale málo sa hovorí o produktívnej a neproduktívnej práci. Ak by sme pracovali len produktívne, koľko by sme mali odrazu voľného času? Moderné koncepty pracovného prostredia preto hovoria o vyvážení štyroch pracovných módov: koncentrácia, socializácia, kolaborácia a učenie. Podľa spoločnosti Leesman napríklad až 60 % spoločností neposkytuje zamestnancom dostatok času na prestávky a relax. Práca, spolupráca a sústredenie sú v nerovnováhe. Pritom inovácie môžu vnikať aj v kuchynke pri káve, kde sa stretnú a navzájom inšpirujú ľudia z rôznych oddelení. Krehké idey sa objavujú náhle v stave uvoľnenia, relaxácie, nie v strese a v návale pracovných úloh a neustáleho rozptyľovania. Nutné je poznamenať, že na vytvorenie ideálneho pracovného prostredia neexistuje príručka, ale je dobré aspoň dodržiavať niektoré zásady, ktoré majú pozitívny vplyv na ľudí a ich výkony.
Autor: Redakcia Kancelarie.sk
