10 tipov pre zvýšenie produktivity veľmi zaneprázdnených ľudí

1. Zamerajte sa na jednu vec

Ak ste niekto, kto veľa projektov, môže sa multitasking zdať ako dobrý nápad. V skutočnosti len prepínate medzi úlohami a je pravdepodobné, že žiaden z projektov, na ktorom pracujete, nie je dokončený. Multitasking v skutočnosti negatívne ovplyvňuje produktivitu a zdravie mozgu. Podstatné je dosiahnuť stav „flow“, tok alebo prúdenie, teda stav, mentálny stav, v ktorom vykonávate akúkoľvek činnosť, s absolútnou zaujatosťou a plným sústredením. Ponorte sa vždy do jednej úlohy, dokončite ju a potom pokračujte ďalšou.

2. Vyhýbajte sa rozptýleniu

Rozptýlenie je všade okolo nás: sociálne médiá, posielanie textových správ, spolupracovníci, jedlo, dokonca aj toaleta. Iste, niektoré prestávky sú nevyhnutnosťou, ale niekedy necháme tieto rozptýlenia narúšať produktivitu. Existuje niekoľko zásad, ako sa vyhnúť rušivým vplyvom:

• Naplánujte si aj prestávky (viz. bod 3)
• Zatvorte četovacie okná
• Zapnite telefón na tichý režim
• Použité kvalitné slúchadlá
• Nájdite si tichšie miesto

3. Zoskupte svoje rozptýlenia

Niekedy rozptýlenia nedokážete úplne blokovať. Ak je vo vašej agende telefonovanie, pravdepodobne vás vyruší prichádzajúci hovor. Sem-tam potrebujete ísť na toaletu a samozrejme aj jesť a piť. Kolegovia v kancelárii tiež majú potrebu s vami komunikovať či už pracovne, alebo len nezáväzne. Človek nie je robot, ale sociálny tvor, nedokáže eliminovať 100% rozptýlení. Čo však môžete urobiť, je zoskupiť rozptýlenia do nejakého času, napríklad telefonovanie, kontrola e-mailov alebo debata s kolegami. Získate tak blok ucelený časový blok na nerušené prácu.

Ilustračné foto: Pixabay.com

4. Nastavte si časový limit

Máte na splnenie veľa úloh a neviete, ako ich všetky spravovať? Je takmer nemožné urobiť iba jednu vec od začiatku do konca, keď sme v práci zaneprázdnení a vyrušovaní. Existuje ale riešenie: nastavte časový limit pre každú úlohu, na ktorej pracujete táto technika sa volá Pomodoro. Prácu si rozdelíte na 25-minútové časové bloky a po každom bloku urobíte prestávku v trvaní 5 alebo 10 minút, ale po štyroch blokoch (čo sa rovná jednej hodine celkového pracovného času), budete mať dlhšiu prestávku, okolo 15 až 30 minút.

5. Nastavte si rituály produktivity

Každý ich má iné a vy iste viete, čo funguje a čo nefunguje. Rituály nie sú to isté ako rutina alebo zvyk. Rutina je napríklad čistenie zubov, robí to každý deň zvyčajne v rovnakom čase. Rituály môžete mať nielen pre prácu, ale aj vo všednom živote, napríklad:

• Doprajte si raňajky, ktoré vám dodajú energiu a „nakopnú vás“
• Zapíšte si najdôležitejšie úlohy dňa ešte večer pred spaním
• Meditujte
• Choďte na rýchlu prechádzku
• Uvarte si šálku kávy alebo čaju

Efektívne pracovné rituály popisuje bestseller Davida Allena „Getting Things Done“ (GTD). Táto metóda odporúča napríklad zaznamenávanie zoznamu úloh a rozdeľovanie podľa kontextu (napr. telefonovanie, písanie e-mailov...).

6. Vstaňte skôr

Nepočúva sa to ľahko, ale je to pravda: skoršie vstávanie môže zvýšiť vašu produktivitu. Okrem jednoduchého faktu, že skoršie vsávanie vám dá viac času na splnenie kancelárskych úloh, vám tiež poskytne viac času na starostlivosť o najdôležitejšiu persónu: o vás. Je dokázané, že dopoludnia je človek produktívnejší.

7. Delegujte

Outsourcing nie je doménou len veľkých korporácií, ktoré si môžu dovoliť najímať ľudí. Platí, že outsourcing a delegovanie sa vypláca tomu, kto nemôže alebo nechce danú úlohu robiť sám. Je veľa úloh, ktoré by bolo dobré delegovať, napríklad niektoré kancelárske práce ako dohadovanie schôdzok, odpovedanie na otázky klientov a pod. Pritom nie je nutné zamestnávať človeka na plný úväzok, existujú rôzne služby napríklad virtuálny asistent.

8. Nastavte si pravidlá práce s e-mailom

E-mail zaberá veľa času, najmä ak prichádzajú denne stovky e-mailov. Prvou osvedčenou radou je kontrolovať e-mail vo vyhradených časoch, napríklad hneď ráno, tesne po obede a pred odchodom z práce. Vypnite tiež e-mailové notifikácie. Zvážte nastavenie automatického presunutia určitých e-mailov do rôznych priečinkov. Nakoniec jednoduchá rada: neposielajte e-maily, ktoré nemusíte a danej osobe to povedzte osobne, cez messenger alebo telefonicky.

9. Poučte sa od ostatných

Najlepšie, čo môže niekto urobiť zo svojej produktivity, je vyskúšať nové veci a zistiť, či sú pre vás užitočné. Ani vyššie uvedené tipy nemusia byť univerzálne. Určite máte vo svojom okolí podnikateľov, start-uperov alebo ľudí, ktorí dlhodobo pracujú v administratívnych priestoroch typu open space. Opýtajte sa ich, kedy sú produktívni ako sa vysporiadajú s vyrušovaním. Knižnice sú plné kníh s dobrými radami a veľa nájdete aj na biznisových stránkach.

10. Využite princípy gamifikácie

Ľudia dosahujú najlepšie výsledky v prípade okamžitého uspokojenia, odmeny alebo spätnej väzby. Preto sa tak darí videohrám a počítačovým hrám. Za každú splnenú úlohu je hráč odmenený, postupuje o ďalšie úrovne. Obor, ktorý za zaoberá aplikáciou teórie hier a herných mechanizmov sa volá gamifikácia. Gamifikácia v kancelárii neznamená, že sa práca stane hrou, ale skôr, že sa vytvorí zábavnejšie prostredie, ktoré motivuje zamestnancov. Vytvára väzby medzi zamestnancami, zdravú súťaživosť a umožňuje im pobaviť sa. Zamestnanci, ktorí sa pri práci zároveň bavia, majú lepšiu výkonnosť  a sú produktívnejší.

Autor: redakcia Kancelarie.sk, Pôvodný autor: Larry Kim, Zd

Zdroj: Inc.com