V poslednom čase som veľa písal o organizovaní pracovného času a siedmych užitočných zvykoch veľmi efektívnych ľudí. Ale na základe niekoľkých e-mailov, ktoré som nedávno dostal, som sa rozhodol podeliť o päť základných pravidiel o tom, ako písať skvelé e-maily.
A teraz vážne — vždy, keď sa chystáte kliknúť na tlačidlo Odoslať, ste len pár sekúnd od vytvorenia vášho osobného a profesionálneho dojmu. Každý jeden krát! Takže, aký dojem chcete vytvoriť?
Zvoľte si sami, ale nasledovné štyri základné pravidlá e-mailovej etikety vám pomôžu písať skvelé e-maily a vytvoriť dojem dôveryhodného, profesionálneho, promptného a inteligentného odosielateľa.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Pred dvoma týždňami mi niekto poslal e-mailovú správu o školení na tému Organizovanie pracovného času. Názov predmetu bol: “Dnes.” Nemám ani potuchy, ako to súvisí s touto témou, ale bolo to tam. Som si istý, že vám trvá len pár sekúnd, kým si prezriete svoju doručenú poštu a nájdete pár ďalších príkladov zvláštnych znení názvov v e-mailoch, ktoré ste dostali. Pri písaní e-mailu si znenie predmetu dobre premyslite, pretože ľudia pri rozhodovaní, či si váš e-mail prečítajú teraz, neskôr, alebo nikdy, používajú názov predmetu a vašu reputáciu.
Chcete, aby boli vaše e-mailové správy krátke – ale zároveň chcete, aby bol váš e-mail aj zmysluplný. Nedávno som dostal nasledujúcu správu “Dobrý deň, napíšte mi prosím viac o vašom školení a uveďte výšku poplatku za účasť.” Som rád, keď mi moji perspektívni klienti kladú otázky, ale rovnako rád ponúkam dlhý zoznam firemných školení, aby som svojim klientom pomohol s rozvojom zamestnancov a zvýšil tak spokojnosť ich zákazníkov. Najväčšou výzvou je, že je nemožné rozoznať, či má táto osoba záujem o kurz počas obeda, celodenný kurz, alebo len jednoduchý brainstorming. Ak strávite viac než pár minút písaním e-mailovej správy a máte problém s tým, ako ju napísať zrozumiteľne a k veci, je to hlavný znak toho, že by ste radšej mali zdvihnúť telefón.
Písanie e-mailu počas pracovného stretnutia je v prvom rade neslušné, iba ak by ste mali povolenie na odoslanie e-mailu, ktorý sa týka pracovného stretnutia. Ak vám na stretnutí zídu na um tvorivé myšlienky, zapíšte si ich na kúsok papiera – potom to vyzerá tak, akoby ste si robili poznámky týkajúce sa pracovného stretnutia.
Chôdza a písanie sú nebezpečná kombinácia – najmä na križovatkách, ale aj vtedy, keď sa snažíte vychutnať si šálku kávy.
Na pracovnom stretnutí alebo na prechádzke ste rozptýlení. A tak je e-mail, ktorý napíšete počas stretnutia alebo vtedy, keď sa prechádzate, často plný pravopisných, gramatických chýb a preklepov. Pravdepodobne napíšete neúplné vety a vyjadríte neúplné myšlienky – nejednoznačne napíšete to, čo sa snažíte vyjadriť - alebo to, čo sa vlastne pýtate.
Akokoľvek sa na to pozriete – písanie e-mailu na stretnutí alebo na prechádzke a jeho následné odoslanie je veľmi jednoduchý spôsob, ako si poškodiť svoju reputáciu.
Svoj e-mail si znovu prečítajte a skontrolujte si gramatiku, pravopisné chyby a voľbu správnych výrazov. Kontrola pravopisu vám e-mail neopraví podrobne – myslím tým úplne každé slovo. Chápete, čo tým myslím?
Svoj e-mail si znovu prečítajte z pohľadu človeka, ktorý ho prijme. Čo všetko o tejto záležitosti vie alebo nevie? Poskytli ste mu všetky informácie, ktoré potrebuje vedieť? Pozná všetky skratky, ktoré ste v texte použili?
Ak svoj e-mail začnete s oslovením Zdravím alebo Dobrý deň, znížite tak možnosť, že by ste mohli znieť nadradene alebo nahnevane. Jednoznačne to zlepší vašu osobnú a profesionálnu reputáciu. Takže v prípade, že nepíšete jednej osobe 20 a viac krát denne, urobte to – spravte niekomu krajší deň. Napíšte Zdravím.
Želáme vám efektívnu komunikáciu.
Autor: redakcia, Pôvodný autor: Bruce Mayhew, zdroj: Huffingtonpost.com
Podobné články
