10 tipov pre profi e-mailovú komunikáciu

V mojej každodennej práci akademického poradcu v oblasti vyššieho vzdelávania zahŕňa veľké percento profesionálnej komunikácie e-mailovú korešpondenciu. Hoci je e-mailová korešpondencia bežnou súčasťou každodenného života, stále nesie veľa znakov neúčinnej komunikácie.  

Ak chcete urobiť skok do "reálneho sveta", napísať žiadosť o zamestnanie alebo zmeniť kariéru, ako dosiahnete uhladenejší a profesionálnejší imidž? Začnite tým, že zvládnete týchto 10 bežných úskalí v oblasti profesionálnej e-mailovej etikety a naučíte sa ako môžu poškodiť váš profesionálny imidž.

Ilustračné foto: Pixabay.com

1. Rozoznajte, kedy je e-mail vhodná forma komunikácie. Je obšírne vysvetlenie naozaj nutné? Môže byť tón obsahu nevhodný? Je téma e-mailu citlivá? Ak odpoveď na niektorú z predchádzajúcich otázok znie áno, e-mail nemusí byť vhodným sprostredkovateľom informácie. Ak však kontaktujete niekoho, koho je ťažké zastihnúť osobne alebo telefonicky v kancelárii a chcete sa len spýtať jednoduchú otázku alebo poskytnúť pár informácií, e-mail je pravdepodobne najvhodnejší nástroj.
2. Nepredpokladajte, že vás príjemca pozná. V prípade, že e-mail je váš prvý kontakt s osobou alebo prijímateľ dostáva veľké množstvo e-mailových správ, nepredpokladajte, že vás pozná. Možno som jediný poradca, ktorý má ako jediný toto krstné meno vo svojej inštitúcii, ale každý semester nás môžu kontaktovať stovky študentov s desiatkami podobných krstných mien. Tento problém sa ešte umocňuje pri použití spoločného firemného e-mailu alebo e-mailu bez informácie o odosielateľovi napr. allstar29@mail.com. Zdržte sa použitia osobného e-mailu, ak je uvedený firemný email alebo e-mail inštitúcie. Ak je nutné použiť osobný -email, nech znie zreteľne a jasne napr. joe.smith@mail.com.
3. Nepredpokladajte, že príjemca pozná všetky podrobnosti. “Túto objednávku potrebujem zmeniť,” je pravdepodobne bežná požiadavka, ktorú dostanete na e-mail. Isteže si ju vážite, ale spúšťa celý rad problémov. Menovite je to nedostatok kľúčových detailov. Aké číslo objednávky? Na akú objednávku? Toto platí pre každú formu profesionálnej komunikácie. Vyhnete sa tak "ping-pongovaniu" e-mailov, než svoju požiadavku vybavíte a navyše presvedčíte druhú stranu aj o tom, že máte zmysel pre detail. Venujte čas tomu, aby ste druhej strane poskytli čo najviac relevantných informácií hneď na prvý krát.
4. Nezabudnite na kompletné kontaktné údaje. V súlade s vašim profesionálnym imidžom sa uistite, že uvediete nielen svoje celé meno, ale aj všetky kontaktné informácie, ktoré príjemcovi pomôžu v prípade, že by sa s vami chcel znovu skontaktovať. Obsah niektorých e-mailov môže dokonca zahŕňať požiadavku, aby vás osoba kontaktovala telefonicky alebo inou preferovanou formou komunikácie.
5. Nepoužívajte software na zápis hovoreného slova. Aj keď svoj e-mail nepíšete v kancelárii, ale nahrávate na mobile alebo tablete neznamená to, že je profesionálne používať software na zápis hovoreného slova do textu. Pri zostavovaní e-mailov v týchto zariadeniach je nutné vykonať korektúru textu predtým, než stlačíte tlačidlo Odoslať. Väčšina slov totiž obsahuje technológiu prediktívneho vkladania textu, ktorá môže dať slovám nesprávne koncovky a tak úplne zmeniť tón správy alebo jej celkový odkaz.
6. Zabudnite na pozadia, neštandardné typy písma a farby. Nech je to čienobiele a jednoduché. Rôzne farby a pozadia to čitateľovi len sťažia a bude menej pravdepodobné, že na váš email bude reagovať a považovať ho za serióznu profesionálnu komunikáciu – a to najmä v období, keď sú spamy úplne bežné. Fonty, ktoré nie sú štandardné, pôsobia rušivo, ťažko sa čítajú a keď na ne natrafíte, pripadáte si hlúpo.
7. Používajte odkaz “mimo kancelárie” správne. Toto môže byť v e-mailovej komunikácii dôležitý moment najmä v prípade, ak máte v úmysle zotrvať po dlhšiu dobu mimo kancelárie. Namiesto toho, aby ste len oznámili, že ste mimo kancelárie, ponúknite kontaktné údaje kolegov, ktorí vás budú v prípade potreby kontaktovať. Odkaz však používajte rozumne. Raz som mala študenta, ktorý si nastavil na všetky prijaté e-maily automatickú odpoveď “Zvážim vašu správu a podľa toho budem na ňu reagovať.” No a potom na ňu nikdy neodpovedal.
8. Pozor na automatické doplnenie e-mailovej adresy. Práve vďaka tomuto problému dostávam často e-maily, ktoré nie sú určené pre mňa.Väčšina e-mailových systémov vygeneruje možnosti na automatické doplnenie textu do textového poľa „Komu“ hneď, ako začnete písať e-mailovú adresu, na základe predchádzajúcich odoslaných e-mailov. Pozorne si tieto možnosti prečítajte a prekontrolujte, než kliknete na tlačidlo Odoslať. Je poriadny rozdiel poslať e-mail manželke alebo prezidentovi spoločnosti. Nemusíme vám pripomínať, že ide o úplne iný text.
9. Nepíšte veci, ktoré by ste nepovedali osobne. Niektoré z neobvyklých e-mailových komunikácií obsahovali agresívne a neprofesionálne výrazy, ktoré by sa v osobnej komunikácii nikdy nevyskytli. Nerobte a nehovorte veci, ktoré by ste sa za normálnych okolností v rozhovore hanbili povedať. Predovšetkým, vôbec vám to neurýchli získať odpoveď a nadobro to môže pokaziť váš vzťah s danou osobou.
10. Ak máte pochybnosti, chybujte po formálnej stránke. Používajte výrazy „pán“ alebo „pani“ alebo celého prvého mena osoby za predpokladu, že je to vhodné. Kratšia forma by sa mala používať v prípadoch, keď si nie ste istí, čo robiť. Pri podaní žiadosti o zamestnanie sa vždy držte formálneho oslovenia a štýlu. Keď komunikácia postupuje, niektoré formality postupne odpadajú, ale práve osoba, ktorá kontakt nadviazala neformálne nastavuje latku na nižšiu profesionálnu úroveň.

Vypracovala: Kyle Bures, Zdroj: Lifehack.org